Plantilla de cotización de concreto: qué debe llevar
Casi toda concretera arranca con una plantilla de Excel heredada. Funciona hasta que hay tres vendedores y cada uno tiene su versión. Esto es lo que la plantilla debe contener, y dónde deja de alcanzar.
Encabezado: quién cotiza y a quién
- Razón social y NIT de tu empresa. Si operas con más de una razón social, la cotización tiene que decir cuál.
- Nombre y NIT del cliente. Sin esto no se puede facturar después.
- Nombre de la obra y municipio donde está. El municipio determina el flete.
- Número correlativo. Uno solo, sin repetirse, para poder buscarla dentro de seis meses.
- Fecha de emisión y fecha de vencimiento.
- Nombre del vendedor que la firma.
Las partidas
Aquí es donde la mayoría de plantillas falla. Una obra rara vez lleva un solo concreto: lleva una resistencia para la cimentación y otra para las losas, más el bombeo.
Cada partida necesita su propia línea con descripción completa, cantidad, unidad, precio unitario e importe. Una cotización de ejemplo:
| Descripción | Cant. | P. unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Concreto 21 MPa | 8 m³ | $ 620.000 | $ 4.960.000 |
| Concreto f'c 280 | 5 m³ | $ 700.600 | $ 3.503.000 |
| Servicio de bombeo | 1 | $ 930.000 | $ 930.000 |
Fíjate en que las partidas se suman. No son alternativas entre las que el cliente elige: son las partidas del pedido. Es un error frecuente montar la plantilla como si fueran opciones comparativas, y termina generando cotizaciones que el cliente no entiende.
Si quieres ofrecer una alternativa —la misma obra con otra resistencia— eso es una segunda cotización, no otra columna de la misma.
El cierre
- Subtotal, IVA 19% e importe total, en ese orden y por separado.
- Forma de pago: si pides adelanto, di cuánto y cuándo.
- Tiempo de entrega desde la confirmación.
- Condiciones comerciales: horario de despacho, tiempo de espera incluido, mínimo por viaje, qué pasa si la obra no está lista.
- Vigencia de la cotización.
Dónde Excel deja de alcanzar
Una plantilla de Excel resuelve el formato. Lo que no resuelve es todo lo demás:
- La numeración. Dos vendedores generan la COT-000045 el mismo día y nadie se entera hasta que el cliente pregunta.
- Los precios. Subes el precio del 21 MPa y hay cuatro archivos circulando con el precio viejo.
- El seguimiento. El Excel no te avisa que la cotización de hace tres días sigue sin respuesta.
- La aceptación. «Confirmado por WhatsApp» no es un documento. Si la obra se cae, no hay nada firmado.
- El histórico. Cuando quieras saber por qué se cayó el 40% de lo cotizado, el Excel no lo sabe.
La plantilla no es el problema. El problema es que la plantilla no sabe nada de lo que pasó después de mandarla.
Cotiza desde la obra, no desde la oficina
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Empezar gratisPreguntas frecuentes
¿Qué datos fiscales debe llevar una cotización de concreto en Colombia?
La razón social y el NIT de la concretera, y el nombre y NIT del cliente. Sin el NIT del cliente no se puede facturar después.
¿Se pueden poner varios tipos de concreto en una misma cotización?
Sí, y es lo normal: una obra lleva una resistencia para cimentación y otra para losas. Cada una va en su propia línea y todas se suman. No son alternativas entre las que el cliente elige.
¿Sirve una plantilla de Excel para cotizar concreto?
Resuelve el formato, pero no la numeración correlativa entre varios vendedores, ni la actualización de precios, ni el seguimiento, ni la aceptación firmada del cliente.